हॉल देखने जाने से पहले ये तैयारी करें
स्क्रीन पर दो हॉल एक जैसे अच्छे लग सकते हैं, लेकिन वहाँ पहुँचकर फर्क समझ आता है। पीरागढ़ी और उद्योग नगर में विज़िट से पहले उसी हॉल के लिए अपॉइंटमेंट लें जिसे आप बुक करना चाहते हैं। मेहमानों की अनुमानित संख्या, कार्यक्रम का समय और परिवार की ज़रूरतें जानने वाले किसी व्यक्ति को साथ रखें।
केवल मैप पिन नहीं, प्रवेश का रास्ता पूछें
वेन्यू से प्रवेश का सही लोकेशन और मिलने वाले व्यक्ति का संपर्क लें। मुख्य सड़क का पता यह नहीं बताता कि गाड़ी कहाँ रुकेगी या पैदल प्रवेश कहाँ है। मेट्रो से आने वाले मेहमानों के लिए स्टेशन के निकास से असली रास्ता देखें। मेट्रो के पास होना हर व्यक्ति के लिए आसानी से पैदल पहुँचने की गारंटी नहीं है।
अपने कार्यक्रम जैसी व्यवस्था में हॉल देखें
खाली हॉल मंच और मेज़ लगने के बाद अलग लग सकता है। वेन्यू की अनुमति से उसी हॉल की मिलते-जुलते समारोह की तस्वीरें माँगें या सजावट के समय जाने की अनुमति लें। सजावट के लिए ऊँचाई, वॉशरूम का रास्ता, ठंडक और बिजली बैकअप की व्यवस्था पूछें।
एक साथ दूसरे कार्यक्रम का असर समझें
कई हॉल लिफ्ट, गाड़ी का रास्ता, रसोई या पार्किंग टीम साझा कर सकते हैं। पूछें कि कौन सी जगह केवल आपके समारोह के लिए होगी और दूसरे कार्यक्रम के मेहमान कैसे आएँगे। दोनों दिल्ली वेन्यू की दी गई जानकारी में कई हॉल हैं। इसलिए पूरे भवन के सामान्य दौरे से अधिक उपयोगी है अपने हॉल पर चर्चा करना।
रोज़मर्रा की सुविधाएँ खुद देखें
गाड़ी से उतरने की जगह और समारोह के बाद वैले से गाड़ी मिलने की प्रक्रिया पूछें। ड्रेसिंग रूम देखें और रात में ठहरने के कमरों से उनका फर्क समझें। जिन रिश्तेदारों को सहायता चाहिए उनके लिए बिना सीढ़ी वाला रास्ता, लिफ्ट और उपयोगी वॉशरूम जाँचें। देखी हुई बात को पक्का वादा मानने से पहले लिखित पुष्टि लें।
| विज़िट की जगह | लौटने से पहले लिखें |
|---|---|
| प्रवेश | सही पिन, गाड़ी और संपर्क |
| हॉल | नाम, लेआउट और साझा जगह |
| सेल्स डेस्क | तारीख वाला कोटेशन और बाकी सवाल |
अगला कदम
अपने समारोह के लिए और जगहें देखें
शहर चुनकर वेन्यू की तुलना करें।
लौटने से पहले अगला कदम तय करें
सही हॉल, न्यूनतम मेहमान, मेन्यू और समय के साथ तारीख वाला कोटेशन लें। पूछें कि अस्थायी होल्ड कब तक रहेगा और किस भुगतान से बुकिंग पक्की होगी। उपलब्धता का संदेश आरक्षण नहीं है। भुगतान से पहले प्राप्तकर्ता का सही नाम जाँचें और शर्तों के साथ रसीद संभालें।
विज़िट को चार उपयोगी बातचीत में बाँटें
पहले सेल्स संपर्क से हॉल, तारीख और पैकेज की बात करें। फिर संचालन देखने वाले व्यक्ति से सेटअप, साझा सुविधाएँ और कार्यक्रम के दिन जिम्मेदारी पूछें। कैटरिंग संपर्क से भोजन सेवा और सजावट टीम से डिजाइन समझें। एक ही व्यक्ति सबका समन्वय कर सकता है, लेकिन हर जवाब कौन पक्का करेगा यह लिखें। अच्छी विज़िट के बाद सवाल कम होते हैं, सिर्फ सुंदर तस्वीरें अधिक नहीं होतीं। अगली अपॉइंटमेंट से पहले आराम से जगह देखने का समय रखें।
मेहमानों के आने का वास्तविक तरीका सोचें
दिल्ली के समारोह में यह न मानें कि सभी अपनी गाड़ी से आएँगे। परिवार से पूछें कि टैक्सी, बस, मेट्रो और पैदल आने वाले कितने होंगे। किराए की गाड़ी, परिवार की बस और पैदल प्रवेश की जगह देखें। मैप पिन सही तरफ ले जाता है या नहीं और भवन में कई प्रवेश हैं या नहीं जाँचें। एक विज़िट में लगा समय हर मेहमान के लिए तय यात्रा समय नहीं है। समारोह के पास आने पर सही प्रवेश पिन और दिशा साझा करें।
दो जगहों की तुलना लायक नोट बनाएँ
एक पेज पर हॉल, खाना, मेहमानों की सुविधा, संचालन और कीमत लिखें। हर बात के सामने जवाब या पुष्टि बाकी लिखें। फोटो लेने से पहले अनुमति लें, खासकर जब किसी दूसरे परिवार का कार्यक्रम चल रहा हो। सही हॉल, वहाँ पहुँचने का रास्ता और शामिल फर्नीचर पर ध्यान दें। सुंदर लॉबी खाने की उपयोगी जगह की कमी पूरी नहीं करती। लौटकर तुरंत नोट की तुलना करें ताकि केवल सेल्स व्यक्ति के प्रभाव पर फैसला न हो।
एडवांस से पहले बातचीत का सार भेजें
तय हॉल, तारीख, समय, मेहमानों की गारंटी, कुल पैकेज और बाकी सवालों का छोटा संदेश भेजें। संपर्क व्यक्ति से उसे ठीक करके औपचारिक कोटेशन देने को कहें। अस्थायी होल्ड है तो कब खत्म होगा और वह केवल आपके लिए है या नहीं, लिखें। भुगतान की सूची विज़िट नोट से अलग रखें। रकम भेजने से पहले स्पष्ट होना चाहिए कि किस चीज़ के लिए भुगतान हो रहा है और उसकी पुष्टि कैसे मिलेगी।
यह सूची साथ रखें
- प्रवेश की लोकेशन और मिलने वाले व्यक्ति का संपर्क
- सही हॉल और समारोह जैसा लेआउट
- पार्किंग, लिफ्ट और साझा जगह की व्यवस्था
- ड्रेसिंग रूम और ठहरने के कमरे का फर्क
- तारीख वाला कोटेशन और बुकिंग पुष्टि की प्रक्रिया
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
विज़िट पर किन चीज़ों की फोटो लें?
अनुमति लेकर असली हॉल, प्रवेश, वॉशरूम, पार्किंग का रास्ता और तय लेआउट दर्ज करें। नोट्स में हॉल का नाम रखें।
क्या सिर्फ सजाया हुआ हॉल देखना काफी है?
आने से लौटने तक मेहमान का रास्ता देखें। साझा जगह, बुज़ुर्गों के लिए सुविधा और वैकल्पिक व्यवस्था भी जाँचें।