क्या आपके मेहमान आराम से बैठ पाएँगे?
किसी हॉल की क्षमता 700 बताई जाती है, लेकिन बैठने की जगह केवल 225 मेहमानों की हो सकती है। सही चुनाव आपके कार्यक्रम, खाने की व्यवस्था और आने के समय पर निर्भर करता है। मंच, डांस फ्लोर और गोल मेज़ों की व्यवस्था हो तो कम मेहमानों के लिए भी बड़ी जगह चाहिए।
दोनों आँकड़ों का मतलब समझें
बैठने की क्षमता किसी खास कुर्सी या मेज़ की व्यवस्था पर आधारित होती है। फ्लोटिंग क्षमता में खड़े, घूमते और अलग-अलग समय पर बैठते मेहमान शामिल हो सकते हैं। इसका मतलब यह नहीं कि सभी लोग एक साथ बैठकर खाना खा सकेंगे। पूछें कि बताई गई क्षमता किस लेआउट की है और आपके कार्यक्रम का नक्शा माँगें।
छोटे हॉल की तुलना भी करें
दिल्ली की दी गई जानकारी में किंग्स क्राउन की बैठने की क्षमता 450 और फ्लोटिंग क्षमता 1,000 है। सैफायर के आँकड़े 90 और 250 हैं। प्रेशस फॉरेवर के इम्पीरियल हॉल में 225 बैठे और 700 फ्लोटिंग मेहमान बताए गए हैं। ये अपुष्ट शुरुआती आँकड़े हैं, स्वीकृत अधिकतम सीमा नहीं। वर्तमान क्षमता और अपने लेआउट की पुष्टि वेन्यू से लें।
सभी हॉल की क्षमता जोड़ना सही नहीं
एक परिसर में अलग हॉल और जुड़े हुए हॉल के विकल्प हो सकते हैं। सबके आँकड़े जोड़ने से साझा जगह दो बार गिनी जा सकती है। कोई हॉल दूसरे परिवार ने बुक किया हो सकता है। पूछें कि कौन से कमरे केवल आपके होंगे, खाना कहाँ लगेगा और प्रवेश क्षेत्र साझा होगा या नहीं। हॉल के नाम समझौते में लिखवाएँ।
मेहमान की तरह रास्ता देखकर चलें
सोचें कि किसी बुज़ुर्ग रिश्तेदार के साथ पहुँचकर कुर्सी तक कैसे जाएँगे, खाना कहाँ से लेंगे और वापस कैसे आएँगे। प्रवेश से लिफ्ट, वॉशरूम और भोजन तक का रास्ता देखें। मंच, साउंड डेस्क और फोटो की जगह पूछें। तय लेआउट में आने-जाने के रास्ते खुले रखें।
| कार्यक्रम का समय | सुलझाने वाला सवाल |
|---|---|
| मुख्य रस्म | क्या सब बैठकर मंच देख सकते हैं? |
| भोजन | क्या बैठने की ज़रूरत वाले सब आराम से खा सकते हैं? |
| रिसेप्शन | खड़े मेहमान और कतार कहाँ होगी? |
अगला कदम
अपने समारोह के लिए और जगहें देखें
शहर चुनकर वेन्यू की तुलना करें।
सबसे भीड़ वाले समय के लिए तैयारी करें
रिसेप्शन में लोग अलग समय पर आ सकते हैं, लेकिन मुख्य रस्म में लगभग सभी एक साथ पहुँच सकते हैं। रस्मों और भोजन का समय वेन्यू को बताएँ। अगर व्यवस्था मेहमानों के अलग-अलग समय पर आने पर निर्भर है, तो सोचें कि यह आपके परिवार में संभव है या नहीं। सुरक्षित लेआउट और अनुमत क्षमता की पुष्टि वेन्यू से करें।
पूरे कार्यक्रम के क्रम के अनुसार जगह चुनें
तीन समय का नक्शा बनाएँ: मेहमानों का आना, मुख्य रस्म और भोजन। वही 180 लोग शुरुआत में अलग जगहों पर हो सकते हैं और रस्म के समय एक हॉल में इकट्ठे हो सकते हैं। अगर बीच में फर्नीचर बदलना है, तो पूछें कौन बदलेगा, मेहमान कहाँ रहेंगे और कितना समय लगेगा। सबके मौजूद रहते व्यवस्था बदलना असुविधाजनक हो सकता है। कार्यक्रम के दिन किसी तरह संभाल लेने के भरोसे से बेहतर है स्पष्ट क्रम।
कुर्सियों की पंक्ति और खाने की मेज़ एक जैसी नहीं
थिएटर जैसी पंक्तियाँ, गोल मेज़ और लाउंज की व्यवस्था अलग जगह घेरती हैं। प्रति व्यक्ति वर्ग फुट का सामान्य नियम लगाने के बजाय वास्तविक नक्शा माँगें। पीछे और किनारे से मंच दिखता है या नहीं देखें। खंभा, ऊँची फूलों की सजावट या कैमरा प्लेटफॉर्म नज़ारा रोक सकता है। बुज़ुर्ग रिश्तेदारों के लिए निश्चित सीटें कहाँ होंगी, तय करें। एक साथ खाने के लिए कितनी पूरी सीट और प्लेट की जगह है, यह अलग सवाल है।
हॉल चुनने की छोटी वर्कशीट बनाएँ
हर हॉल के सामने बैठने की क्षमता, फ्लोटिंग संख्या, खाने की जगह और मंच शामिल होने की बात लिखें। फिर सबसे अधिक एक साथ आने वाले मेहमानों की संख्या रखें। उदाहरण के लिए 180 लोगों के बैठकर खाने में 100 सीट वाला हॉल केवल 400 फ्लोटिंग लिखे होने से उपयुक्त नहीं हो जाता। ऐसी स्थिति में दूसरा हॉल या कार्यक्रम की अलग व्यवस्था चाहिए। यह न मानें कि आखिरी समय पर कर्मचारी जगह निकाल लेंगे।
अंतिम लेआउट को बुकिंग से जोड़ें
पसंद आने पर अनुमति लेकर तय नक्शे की फोटो या कॉपी रखें और बुकिंग में उसका संस्करण दर्ज कराएँ। बाद में मंच, फूड काउंटर या डांस फ्लोर बढ़ाएँ तो नया नक्शा माँगें। क्षमता कमरे के साथ उसकी व्यवस्था पर भी निर्भर करती है। खुले रास्तों, निकास और अनुमत संख्या की पुष्टि वेन्यू टीम से लें। सामान्य प्लानिंग गाइड किसी खास हॉल की सुरक्षा या हर व्यक्ति के लिए पहुँच की पुष्टि नहीं कर सकती।
यह सूची साथ रखें
- तय मेहमानों के लिए बैठने का लेआउट
- खाने और कतार के लिए पर्याप्त जगह
- मंच, डांस फ्लोर और फोटो सेटअप की जगह
- निजी और साझा हॉल की स्पष्ट जानकारी
- आसान रास्ता और वेन्यू से पुष्ट क्षमता
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
बैठकर भोजन के लिए कौन सी क्षमता देखें?
अपने लेआउट की बैठने की क्षमता देखें। स्टेज, बुफे, रास्ते और सर्विस स्टाफ की जगह साइट विज़िट पर जाँचें।
क्या फ्लोटिंग क्षमता को बैठने की क्षमता मान सकते हैं?
दोनों संख्या अलग रखें। अपने समारोह का फ्लोर प्लान माँगें और हर मेहमान के लिए सीट होने की पुष्टि करें।