सिर्फ प्लेट की कीमत से पूरा बजट नहीं बनता
आपको ₹1,200 प्रति प्लेट वाला हॉल पसंद आता है। 200 मेहमानों के लिए खाने का हिसाब ₹2,40,000 बनता है। फिर मंच, हॉल किराए और अतिरिक्त मेहमानों की बात आती है। दो जगहों की तुलना करने से पहले दोनों कोटेशन में शामिल सुविधाओं की एक जैसी सूची बनाना ज़रूरी है।
मेहमानों की सूची और न्यूनतम गारंटी अलग हैं
पूछें कि कम मेहमान आने पर भी कितनी प्लेट का भुगतान करना होगा। अगर गारंटी 200 की है और 180 लोग आते हैं, तो भी 200 प्लेट का बिल हो सकता है। अतिरिक्त मेहमान कैसे गिने जाएँगे, बच्चों की दर क्या होगी और फोटोग्राफर जैसे सेवा देने वालों का खाना शामिल है या नहीं, यह लिखित में लें। गारंटी बदलने की आखिरी तारीख भी पूछें।
खाने और हॉल किराए का हिसाब अलग रखें
कुछ पैकेज में न्यूनतम खाने का बिल पूरा करने पर हॉल शामिल होता है। कुछ जगह अलग किराया लगता है। जिस पैकेज में हॉल पहले से शामिल हो, उसमें अलग किराया दोबारा न जोड़ें। कोटेशन में हॉल का नाम, तारीख, समय, भोजन सेवा और न्यूनतम बिल साफ लिखवाएँ।
एक उदाहरण से पूरा हिसाब समझें
मान लें 200 प्लेट ₹1,200 की हैं, सजावट ₹40,000 और साउंड ₹15,000 का है। कुल ₹2,95,000 बनेगा। इसमें लागू टैक्स और अलग से लगने वाला हॉल किराया शामिल नहीं है। अगर किराया ₹75,000 अतिरिक्त हो, तो कुल ₹3,70,000 होगा। ये समझाने के लिए उदाहरण हैं, किसी सूचीबद्ध वेन्यू का कोटेशन नहीं। सभी शुल्क जोड़कर देय रकम लिखित में माँगें।
आपके कार्यक्रम से कौन से खर्च बदल सकते हैं
फर्नीचर, कपड़े, सामान्य लाइटिंग, बिजली बैकअप, ड्रेसिंग रूम, सफाई और पार्किंग के बारे में पूछें। बाहर के डेकोरेटर, अतिरिक्त बिजली और तय समय से देर तक कार्यक्रम चलने के शुल्क जाँचें। सजावट लगाने के लिए मिलने वाला समय भी तय करें। मेहमान उतने ही हों, फिर भी समय बढ़ने से बिल बदल सकता है।
| मद | हॉल A | हॉल B |
|---|---|---|
| 200 मेहमानों का खाना | ₹2,80,000 | ₹2,20,000 |
| अलग हॉल किराया | शामिल | ₹80,000 |
| अन्य खर्च / टैक्स से पहले | ₹2,80,000 | ₹3,00,000 |
अगला कदम
अपने समारोह के लिए और जगहें देखें
शहर चुनकर वेन्यू की तुलना करें।
दो कोटेशन की सही तुलना करें
हर वेन्यू को एक ही तारीख, मेहमानों की गारंटी, मेन्यू और समय भेजें। सभी शुल्क सहित कुल रकम, सुविधाओं की सूची और भुगतान की तारीखें माँगें। कार्यक्रम टलने या रद्द होने पर कटौती और वापसी की शर्तें लिखित में लें। कम प्लेट रेट तभी उपयोगी है जब बाकी पैकेज भी साफ हो।
पैकेज से पहले खर्च की सीमा तय करें
वेन्यू और उससे जुड़ी सेवाओं के लिए उपलब्ध रकम अलग लिखें। फोटोग्राफी, कपड़े और यात्रा का खर्च इस तुलना में तभी जोड़ें जब पैकेज में वे साफ तौर पर शामिल हों। जो फैसले अभी बाकी हैं, उनके लिए अलग गुंजाइश रखें। मेहमानों की अनिश्चित संख्या छोटी बात नहीं है। ₹1,200 प्रति प्लेट पर 25 अतिरिक्त मेहमान खाने का खर्च ₹30,000 बढ़ा देते हैं। सजावट पर अतिरिक्त खर्च करने से पहले परिवार में इस संभावना पर बात करें।
एक जैसी शर्तों पर दो पैकेज की तुलना करें
मान लें हॉल A में 200 मेहमानों के लिए ₹1,400 प्रति प्लेट है और किराया शामिल है। हॉल B में प्लेट ₹1,100 है लेकिन किराया ₹80,000 अलग है। अन्य खर्च से पहले A का कुल ₹2,80,000 और B का ₹3,00,000 होता है। इस उदाहरण में कम प्लेट रेट वाला पैकेज महँगा पड़ता है। यह समझाने का उदाहरण है, बाजार की दर का दावा नहीं। दोनों में समान मेन्यू, समय और सजावट जोड़कर फैसला करें।
शामिल सुविधाओं का स्पष्ट विवरण लें
बेसिक डेकोर लिखे होने से पूरी जानकारी नहीं मिलती। मंच का आकार, बैकड्रॉप की सामग्री, मेज़ों पर सजावट की संख्या और ताज़े फूल शामिल हैं या नहीं, यह पूछें। साउंड का अर्थ सिर्फ माइक और स्पीकर है या कलाकारों के कार्यक्रम के लिए तकनीशियन भी आएगा, इसे स्पष्ट करें। इससे आप साधारण पैकेज चुन सकते हैं, अनावश्यक चीज़ हटा सकते हैं या ज़रूरी अपग्रेड पहचान सकते हैं। केवल संदर्भ फोटो पर निर्भर न रहें।
एक पेज का कोटेशन अनुरोध भेजें
हर वेन्यू को तारीख और वैकल्पिक तारीख, समारोह का प्रकार, अनुमानित और गारंटी वाले मेहमान, सही हॉल, सजावट लगाने और कार्यक्रम का समय, मेन्यू, बैठने की व्यवस्था और ठहरने की ज़रूरत भेजें। हर मद की कीमत और कोटेशन की वैधता माँगें। जिन सवालों का जवाब बाकी है उन्हें अलग रखें। इससे बातचीत छोटी और उपयोगी रहती है। परिवार के दो लोग गलती से दो अलग तरह के पैकेज की तुलना भी नहीं करेंगे।
यह सूची साथ रखें
- हॉल का सही नाम, तारीख और समय
- न्यूनतम मेहमान और अतिरिक्त प्लेट का रेट
- खाना, किराया, सजावट और उपकरण का अलग हिसाब
- लागू टैक्स सहित कुल देय राशि
- भुगतान, रद्द करने और तारीख बदलने की शर्तें
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या सिर्फ प्लेट की कीमत से तुलना कर सकते हैं?
एक जैसी मेहमान गारंटी, मेन्यू और समय पर कोटेशन लें। हॉल किराया, सजावट, टैक्स, स्टाफ और अतिरिक्त समय की रकम जोड़कर तुलना करें।
लिखित कोटेशन में क्या होना चाहिए?
हॉल का नाम, तारीख और समय, शामिल सेवाएँ, न्यूनतम मेहमान, भुगतान और रद्द करने की शर्तें लिखवाएँ।